Sisällysluettelo
1 Tietosuojaselosteen tarkoitus
2 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteyspiste
3 Tietoja julkisista verkkopalveluistamme
3.1 Tietoliikenteen suojaus
3.2 Tietoja evästeistä ja muusta verkkotunnistetietojen keräämisestä
3.3 Yhteisöliitännäiset
4 Henkilötietojen käsittelijät
5 Henkilötietojen käsittelyperiaatteet rekistereittäin
5.1 Asiakasrekisteri
5.1.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
5.1.2 Rekisteröityjen ryhmät
5.1.3 Rekisterin tietosisältö
5.1.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
5.1.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
5.1.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
5.2 Markkinointirekisteri
5.2.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
5.2.2 Rekisteröityjen ryhmät
5.2.3 Rekisterin tietosisältö
5.2.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
5.2.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
5.2.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
5.3 Kameravalvontarekisteri
5.3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
5.3.2 Rekisteröityjen ryhmät
5.3.3 Rekisterin tietosisältö
5.3.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
5.3.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
5.3.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
5.4 Valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisteri
5.4.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
5.4.2 Rekisteröityjen ryhmät
5.4.3 Rekisterin tietosisältö
5.4.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
5.4.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
5.4.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
5.5 Verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisteri
5.5.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
5.5.2 Rekisteröityjen ryhmät
5.5.3 Rekisterin tietosisältö
5.5.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
5.5.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
5.5.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
5.6 Rekrytointirekisteri
5.6.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
5.6.2 Rekisteröityjen ryhmät
5.6.3 Rekisterin tietosisältö
5.6.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
5.6.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
5.6.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
6 Henkilötietojen tekniset suojatoimet
7 Henkilötietojen organisatoriset suojatoimet
7.1 Henkilöstöturvallisuus
7.2 Käyttövaltuushallinta
7.3 Muiden henkilötietojen käsittelijöiden organisatoriset suojatoimet
8 Henkilötietojen sijainti
9 Henkilötietojen siirtäminen
10 Rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen
11 Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen
12 Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen
13 Vastuunrajoitukset
1 Tietosuojaselosteen tarkoitus
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on tarjota rekisteröidylle EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (EU 2016/679) edellyttämä läpinäkyvä informointi, viestintä ja yksityiskohtaiset
säännöt siten, että tarvittavat henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot ovat tiiviisti
esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa
selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Arica Fit Oy on liikunta- ja hyvinvointialan yritys, joka
tuottaa asiakkailleen ensisijaisesti liikunta- ja hyvinvointialan palveluita sekä hieronta- ja
fysioterapiapalveluita. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyn ja
suojauksen periaatteet, joiden avulla Arica Fit Oy rekisterinpitäjänä suojaa henkilötietoja eri
tilanteissa. Tämä tietosuojaseloste on saatavilla Arica Fit Oy:n kotisivuilla ja tarvittaessa
myös erikseen pyydettäessä.
2 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteyspiste
Rekisterinpitäjä: Arica Fit Oy
Y-tunnus: 3334754-5
Kotipaikka: Äänekoski
Tässä tietosuojaselosteessa rekisterinpitäjään viitataan myöhemmin termillä ”Arica Fit” tai
”rekisterinpitäjä”.
Rekisterinpitäjän yhteyspiste kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä on:
Arica Fit Oy,
Petri Laajala, toimitusjohtaja
0445583545
info@aricafit.fi
Rautatienkatu 52, 44150 Äänekoski.
3 Tietoja julkisista verkkopalveluistamme
3.1 Tietoliikenteen suojaus
Tarjoamamme julkiset verkkopalvelut käyttävät lähtökohtaisesti SSL-salausta käyttäjän
päätelaitteen ja verkkopalvelun välisen tietoliikenteen suojaamiseen. SSL-salaus auttaa
myös verkkosivuston aitouden varmistamisessa. SSL-salausta käyttävän verkkopalvelun
tunnistaa useimmiten selaimen osoitekentän vieressä olevasta lukon kuvasta sekä HTTPSalkuisesta osoitteesta.
3.2 Tietoja evästeistä ja muusta verkkotunnistetietojen keräämisestä
Voimme käyttää kotisivuillamme niin sanottua Cookie-toimintoa eli evästeitä sekä muita
kävijän verkkotunnistetietoja kerääviä toimintoja. Evästeessä on käytännössä kyse pienestä,
käyttäjän tietokoneelle lähetettävästä ja siellä säilytettävästä tekstitiedostosta, jonka
tarkoituksena on esimerkiksi sivuston perustoimintojen mahdollistaminen ja sivustoilla
vierailevien kävijöiden tunnistamisessa auttaminen. Evästeiden tuottamat tunnistetiedot
mahdollistavat kävijälle häntä kiinnostavan sisällön kohdentamisen ja ne saattavat olla
tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle
toiminnalle. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien päätelaitteita tai tiedostoja. Koska osa
ylläpitämistämme sivuista edellyttää evästeiden käyttöä, ohjataan kävijä pois sivuiltamme,
jos hän ei hyväksy verkkotunnistetietoja kerääviä toimintoja.
3.3 Yhteisöliitännäiset
Verkkosivuillamme voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin,
kuten Facebookiin, Instagramiin ja muihin yhteisöpalveluihin. Niiden kautta tuleva sisältö
latautuu kolmannen osapuolen palvelimilta. Yhteisöpalveluntarjoajat voivat kerätä
yhteisöliitännäisten avulla tietoja kävijän vierailusta kulloinkin voimassaolevien ehtojensa
mukaisesti.
4 Henkilötietojen käsittelijät
Tietosuoja-asetus erottelee toisistaan rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän. Tässä
luvussa käsitellään tilannetta, jossa Arica Fit Oy rekisterinpitäjänä käyttää toiminnassaan
alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelijöinä. ”Alihankkijalla”
tarkoitetaan käsittelijää, joka käsittelee henkilötietoja tämän sopimuksen mukaisesti,
kokonaan tai osittain, rekisterinpitäjän lukuun ja tämän toimeksiannosta. Pääosin
alihankkijat ovat ICT-yhteistyökumppaneita ja muita kumppaneita, joilla on tekninen pääsy
Arica Fit Oy:n hallitsemiin tietojärjestelmiin tai toimitiloihin niiden ylläpitämiseksi. Arica Fit
Oy voi pyynnöstä yksilöidä käyttämänsä alihankkijat. Kaikkien alihankkijoiden kanssa on
laadittu asianmukainen salassapitosopimus. Henkilötietojen käsittelijöillä tai kenelläkään
rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän alaisuudessa toimivista henkilöistä, joilla on
pääsy henkilötietoihin, ei ole oikeutta käsitellä niitä muuten kuin rekisterinpitäjän ohjeiden
mukaisesti, ellei unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä niin vaadita. Arica Fit
Oy:n ja alihankkijan välisen henkilötietojen käsittelysopimuksen puitteissa Arica Fit Oy on
antanut alihankkijalle erilliset kirjalliset ohjeet henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä.
Ohjeistuksella varmistetaan, että tietosuoja-asetuksen velvoite henkilötietojen käsittelyn
suojaustoimista toteutetaan huomioiden tietojen riskiperusteisuus. Arica Fit Oy tarkastelee
ohjeen ja muiden dokumenttien ajantasaisuutta säännöllisesti. Mikäli alihankkijan tai
rekisterinpitäjän käytäntöihin tai tietojärjestelmiin tulee olennaisia muutoksia, niiden
vaikutus tietosuojan toteutumiseen arvioidaan erikseen.
5 Henkilötietojen käsittelyperiaatteet rekistereittäin
5.1 Asiakasrekisteri
5.1.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Arica Fit Oy:ssa käytetään sähköistä asiakastietorekisteriä. Kuntokeskustoiminnan puolella
asiakastiedot merkitään asiakastietojärjestelmään (FitnessBooker). Arica Fit Oy:n
asiakasrekisterin tarkoitus on Arica Fit Oy:n asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen.
Asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään Arica Fit Oy:n palveluiden
tuottamiseksi asiakassuhteessa asiakkaaseen sekä Arica Fit Oy:n tuotteiden ja palveluiden
laadun kehittämiseksi. Lisäksi asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään Arica Fit
Oy:n asiakasviestintään ja tiedottamiseen. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen myös
rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
5.1.2 Rekisteröityjen ryhmät
Arica Fit Oy:n tai muiden yhteisrekisterinpitäjien ja asiakkaan välisestä asiakassuhteesta
riippuen, Arica Fit Oy ja yhteisrekisterinpitäjät saattavat käsitellä seuraavien keskeisten
rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja:
- Asiakkaat
- Asiakkaan työnantaja
- Asiakkaan perheenjäsenet ja muut yhteyshenkilöt
- Asiakkaan yhteyshenkilöt muissa organisaatioissa
5.1.3 Rekisterin tietosisältö
Arica Fit Oy saattaa tarvittavilta osin käsitellä seuraavia rekisteröityjen ryhmien
henkilötietoja: - Perustiedot (esimerkiksi nimi, asiakastunniste, sukupuoli, syntymäaika, lisätiedot, hälyttävä
huomio, henkilötunnus, alv-tunnus, y-tunnus – yrityksen tiedot voidaan tulkita
henkilötiedoiksi, jos kyseessä on toiminimi) - Osoitetiedot
- Sähköpostiosoitteet
- Puhelinnumerot
- Asiakasryhmät
- Asiakasryhmähakemukset
- Asiakasviestit
- Markkinointi- ja uutiskirjeet
- Ajanvaraukset
- Ryhmäajanvaraukset
- Asiakastili
- Asiakastilin tapahtumat
- Kulunvalvontatapahtumat
- Lomakkeet
- Myynnit
- Tax-free-myynnit
- Myyntitilaukset
- Toimitusosoitteet
- Toistuva laskutusprofiili
- Toistuvan laskutusprofiilin lisätiedot
- Laskujen asiakastiedot
- E-laskusopimukset
- Vastaanottajailmoitukset
- Laskut
- Koontilaskutus
- Laskun lähetys
- Reskontra-asiakastiedot
- Korttimaksut
- Korttireskontran maksut
- Korttireskontran tilitykset
- Emme kerää rekisteriimme mitään terveyteen liittyviä tietoja.
5.1.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Henkilötietojen ensisijainen tietolähde on Arica Fit Oy:n asiakas ja asiakkaan edustajat itse.
Rekisteriin voidaan kerätä tietoa myös julkisista tietolähteistä. Lisäksi Arica Fit Oy voi
täydentää rekisteröidyn tietoja oman toimintansa perusteella ja tiedot voivat täydentyä
automaattisesti Arica Fit Oy:n ja asiakkaan toiminnan perusteella. Henkilötietoja voidaan
lisäksi vastaanottaa viranomaisilta, järjestöiltä ja tapaturmavakuutusyhtiöiltä.
5.1.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
Arica Fit Oy:n asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti
ainoastaan rekisterinpitäjän toiminnassa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta
kolmannelle osapuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmansille osapuolille
seuraavissa tilanteissa: - Lain sallimissa tai sen edellyttämässä laajuudessa
- Luovutettaessa tietoja henkilötietojen käsittelijöille
- Arica Fit Oy:n ollessa mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai
sen osan myynnissä - Mikäli uskomme henkilötietojen olevan välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi,
rekisteröidyn tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, väärinkäytösten tai niiden epäilyjen
tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi - Siinä laajuudessa kuin käyttäjätietosi on liitetty muihin henkilöihin tai organisaatioihin
(esimerkiksi harjoittelumaksusi laskuttaminen työnantajaltasi)
5.1.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
Arica Fit Oy:n asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään vähintään niin kauan, kuin
henkilötietojen käsittely on tarpeen Arica Fit Oy:n ja asiakkaan välisen asiakkuuden tai muun
oikeutetun edun toteuttamiseksi. Asiakkuuden päättymisestä huolimatta tietoja säilytetään
viisi (5) vuotta viimeisimmästä tapahtumasta tai tietojen muokkauksesta, jonka jälkeen
tiedot poistetaan. Edellä mainitun estämättä Arica Fit Oy:llä on oikeus säilyttää
henkilötietoja tarvittavilta osin omien oikeutettujen etujensa toteuttamiseksi ja
velvoitteidensa täyttämiseksi (esimerkiksi kirjanpidon vaatimukset) erikseen
määrittelemättömän ajan. Arica Fit oy pyrkii toteuttamaan tarpeen mukaan toimenpiteitä,
joilla epätarkat, virheelliset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
5.2 Markkinointirekisteri
5.2.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Arica Fit Oy:n markkinointirekisterin tarkoitus on Arica Fit Oy:n asiakassuhteiden hoitaminen
ja kehittäminen. Lisäksi markkinointirekisteriä käytetään sekä markkinointiviestinnän että
virallisen tiedottamisen kohdentamiseen asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille ja edellä
mainittujen yhteyshenkilöille. Markkinointirekisteriä käytetään rekisterinpitäjän omissa
verkkopalveluissaan vastaanottamien yhteydenotto- ja palvelupyyntöjen käsittelyyn.
Asiakkaiden ja heidän yhteyshenkilöidensä osalta Arica Fit Oy:n suorittama henkilötietojen
käsittely perustuu asiakassuhteeseen. Potentiaalisten asiakkaiden, heidän edustajiensa ja
muiden henkilöiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen
tai nimenomaiseen suostumukseen taikka Arica Fit Oy:n oikeutettuun etuun.
5.2.2 Rekisteröityjen ryhmät
Arica Fit Oy saattaa käsitellä seuraavien keskeisten rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja: - aktiiviset asiakkaat ja näiden yhteyshenkilöt
- potentiaaliset asiakkaat ja näiden yhteyshenkilöt
- Arica Fit Oy:n tapahtumiin, kuten avoimiin oviin tai muihin fyysisiin ja digitaalisiin
tilaisuuksiin (esimerkiksi webinaarit) osallistuneet henkilöt - ladattavia sisältöjä, kuten oppaita ladanneet henkilöt tai kotisivujen lomakkeilla tietonsa
lähettäneet henkilöt - yhteistyöverkostoon kuuluvat henkilöt.
5.2.3 Rekisterin tietosisältö
Arica Fit Oy saattaa käsitellä seuraavia rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja: - Rekisteröidyn nimi
- Rekisteröidyn asema organisaatiossa
- Rekisteröidyn osoite
- Rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn sosiaalisen median tilit
- Tieto mahdollisista viestintä- tai markkinointiviestintäkielloista
- Tieto rekisteröidylle lähetetystä viestinnästä
- Tieto rekisteröidyn lataamasta sisällöstä Arica Fit Oy:n verkkopalveluissa (oppaat,
webinaarit, muu sisältö) - Tieto rekisteröidyn sähköisillä tai fyysisillä lomakkeilla ja suullisesti luovuttamista tiedoista
- Tieto rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista (Arica Fit Oy:n tuotteet, palvelut ja
tapahtumat) - Tieto rekisteröidyn kontaktoinnista ja tähän liittyvistä muistiinpanoista.
Lähtökohtaisesti markkinointirekisterissä ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä. Arica Fit
Oy ei voi varmuudella estää alle 13-vuotiaita henkilöitä käyttämästä Arica Fit Oy:n julkisia
verkkopalveluita ja tietolähteitä. Jos rekisterinpitäjällä on perusteltu syy epäillä kerätyn
henkilötiedon koskevan alle 13-vuotiasta henkilöä, tietojen käsittely keskeytetään ja
henkilötiedot poistetaan.
5.2.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Arica Fit Oy:n aktiivisten asiakkaiden ja heidän yhteyshenkilöidensä henkilötietoja
käsitellään myös rekisterinpitäjän markkinointirekisterissä, ellei rekisteröity tätä kiellä.
Muiden rekisteröityjen osalta rekisterin ensisijainen tietolähde on rekisteröity itse tai hänen
edustajansa sekä rekisteröidyn oma toiminta Arica Fit Oy:n verkkopalveluissa. Rekisteriin
voidaan kerätä tietoa myös julkisista tietolähteistä ja Arica Fit Oy voi täydentää
rekisteröidyn tietoja oman toimintansa perusteella tai tiedot voivat täydentyä
automaattisesti rekisterinpitäjän ja asiakkaan toiminnan perusteella.
5.2.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
Arica Fit Oy:n markkinointirekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti
ainoastaan rekisterinpitäjän toiminnassa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta
kolmannelle osapuolelle. Edellä mainitun estämättä henkilötietoja voidaan kuitenkin
luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa: - Lain sallimissa tai sen edellyttämässä laajuudessa
- Luovutettaessa tietoja henkilötietojen käsittelijöille
- Arica Fit Oy:n ollessa mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai
sen osan myynnissä - Mikäli uskomme henkilötietojen olevan välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi,
rekisteröidyn tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, väärinkäytösten tai niiden epäilyjen
tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi - Siinä laajuudessa kuin käyttäjätietosi on liitetty muihin henkilöihin tai organisaatioihin
(esimerkiksi harjoittelumaksusi laskuttaminen työnantajaltasi)
Arica Fit Oy voi käyttää omassa asiakastiedottamisessaan ja markkinointiviestinnässään
tietojärjestelmiä ja työkaluja, joiden sisältämät tiedot tallennetaan Yhdysvalloissa
sijaitseville palvelimille. Samoja tietojärjestelmiä käytetään myös markkinointiviestinnän
kohdentamiseen potentiaalisille asiakkaille. Tällaisissa tietojärjestelmissä ja työkaluissa ei
lähtökohtaisesti käsitellä tietosuojaasetuksen tarkoittamia erityisiä henkilötietoryhmiä.
Järjestelmiä suojataan EU:n ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti.
Arica Fit Oy:n ja kolmannen osapuolen yhteisissä tapahtumissa ja kampanjoissa (esimerkiksi
webinaarit ja asiakastilaisuudet) markkinointirekisteriin voidaan kerätä henkilötietoja, joita
luovutetaan kolmannelle osapuolelle tapahtuman tai kampanjan käytännön
toteuttamiseksi. Tällöin jo henkilötietoja kerättäessä rekisteröidyille kerrotaan
henkilötietojen mahdollisesta luovuttamisesta kolmannelle osapuolelle.
Arica Fit Oy:n ja kolmannen osapuolen yhteisissä tapahtumissa ja kampanjoissa tapahtuva
mahdollinen henkilötietojen käsittely ja luovutus tapahtuu ensisijaisesti sähköisesti.
Sähköisten henkilötietojen luovuttamisessa henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin
menettelyin. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmansille osapuolille seuraavissa
tilanteissa: - Lain sallimissa tai sen edellyttämässä laajuudessa;
- Luovutettaessa tietoja henkilötietojen käsittelijöille
- Arica Fit Oy:n ollessa mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai
sen osan myynnissä - Mikäli uskomme henkilötietojen olevan välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi,
rekisteröidyn tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, väärinkäytösten tai niiden epäilyjen
tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi - Siinä laajuudessa kuin käyttäjätietosi on liitetty muihin henkilöihin tai organisaatioihin
(esimerkiksi harjoittelumaksusi laskuttaminen työnantajaltasi)
5.2.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
Arica Fit Oy:n markkinointirekisterin henkilötietoja säilytetään vähintään niin kauan, kuin
henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän ja asiakkaan välisen asiakkuuden tai
muun oikeutetun edun toteuttamiseksi. Asiakkuuden päättymisestä huolimatta tietoja
säilytetään viisi (5) vuotta viimeisimmästä tapahtuma muokkauksesta, jonka jälkeen tiedot
poistetaan. Lisäksi Arica Fit Oy pyrkii toteuttamaan tarpeen mukaan toimenpiteitä, joilla
epätarkat, virheelliset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
5.3 Kameravalvontarekisteri
5.3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Arica Fit Oy:n toimipisteessä on kameravalvonta. Kameravalvonnalla pyritään
ennaltaehkäisemään väärinkäytöksiä ja rikoksia. Lähtökohtaisesti kameravalvonnalla
suojataan: - Toimipisteessä työskentelevää henkilöstöä
- Toimipisteessä vierailevia asiakkaita ja muita henkilöitä
- Toimipisteessä käsiteltäviä asiakkaiden henkilötietoja ja omaisuutta
- Rekisterinpitäjän oikeuksia ja omaisuutta.
Lisäksi kameravalvonnan tallentamia tietoja voidaan käyttää jo tapahtuneiden
väärinkäytösten tai rikosten selvittämiseen muun muassa seuraavan lainsäädännön
mukaisesti: - Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
- Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986)
- Työturvallisuuslaki (738/2002)
- Rikoslaki (39/1889)
5.3.2 Rekisteröityjen ryhmät
Kameravalvonta tallentaa tiedon kaikista toimipisteessä vierailleista henkilöistä.
5.3.3 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää: - Kuvamateriaalin kameravalvonnan kattamalta alueelta
- Kuvamateriaaliin liittyvän aikatiedon
Lähtökohtaisesti kameravalvonnan henkilörekisterissä ei käsitellä erityisiä
henkilötietoryhmiä. Kameravalvonnan kuvamateriaalissa voi kuitenkin olla viitteitä
rekisteröityjen erityisistä henkilötietoryhmistä.
5.3.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Kameravalvontajärjestelmän kameroiden tallentama kuvamateriaali ja tallentimen tuottama
aikaleimatieto.
5.3.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
Arica Fit Oy:n kameravalvontarekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti
ainoastaan Arica Fit Oy:n sisällä ja vain tarpeen vaatiessa. Henkilötietoja ei myydä, vuokrata
tai luovuteta kolmannelle osapuolelle. Arica Fit Oy voi luovuttaa kameravalvonnan
sisältämiä henkilötietoja viranomaisille mahdollisten väärinkäytös- tai rikosepäilyjen
selvittämiseksi. Arica Fit Oy voi myös olla velvollinen luovuttamaan kameravalvonnan
sisältämiä tietoja toimivaltaisen viranomaisen määräyksestä. Henkilötietojen mahdollisesta
luovuttamisesta viranomaiselle laaditaan luovutustodistus. Kameravalvonnan
henkilötietojen mahdollinen luovuttaminen tapahtuu sähköisesti ja henkilötietoja suojataan
asianmukaisin teknisin menettelyin. Henkilötietojen luovuttamisesta viranomaiselle myös
informoidaan rekisteröityjä, ellei toimivaltainen viranomainen tätä erityisesti kiellä.
5.3.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
Kameravalvonnan henkilörekisterin sisältämän kuvamateriaalin ja henkilötietojen
poistaminen tapahtuu automaattisesti. Kameravalvonnan henkilörekisterin sisältämiä
tietoja säilytetään enintään vuoden ajan, ellei jonkin yksittäisen henkilötiedon
säilyttämiselle ole muuta hyväksyttävää perustetta tai oikeudellista vaatimusta.
5.4 Valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisteri
5.4.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen halukkuuteen hyödyntää
valmennus- ja/tai ohjauspalveluita sekä edelleen rekisteröidyn nimenomaiseen
suostumukseen käsitellä aloitustapaamisen / taustakartoituksen yhteydessä rekisteröidyn
itsensä ilmoittamia sekä valmennus-/ohjaussuhteen aikana täydentyviä henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyllä mahdollistetaan turvallinen ja tavoitteellinen valmennus- /
ohjaussuhde sekä rekisteröidyn henkilökohtaisen tilanteen ja ominaisuuksien huomioiminen
edellä mainituissa palveluissa.
5.4.2 Rekisteröityjen ryhmät
Valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisteriin tallennetaan kaikkien valmennus- ja/tai
ohjauspalveluita käyttävien asiakkaiden tiedot.
5.4.3 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: - Etu- ja sukunimi
- Ikä
- Pituus
- Paino
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Asiakkaan arki- ja liikuntatottumuksiin liittyvät arviot / merkinnät
- Arviot fyysisestä suoritus- ja toimintakyvystä
- Tavoitteenasetteluun ja rekisteröidyn resursseihin ja valmiuksiin liittyvät merkinnät
- Ruokailutottumukset
- Merkinnät harjoitteluun vaikuttavasta terveyshistoriasta
- Muut alkukartoituksessa ja valmennus- / ohjaussuhteen aikana ilmenneet asiat
Valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisteri sisältää vähintäänkin vahvoja viitteitä ja
mahdollisesti suoranaisia tietoja rekisteröityjen erityisistä henkilötietoryhmistä.
5.4.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Valmennus- ja/tai ohjausasiakkaiden taustakyselylomakkeilla ilmoittamat ja
aloitustapaamisen yhteydessä kirjallisesti tai suullisesti täydentämät tiedot sekä valmennus-
/ ohjaussuhteen aikana kertyvät tiedot.
5.4.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
Arica Fit Oy:n valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisterin sisältämiä henkilötietoja
käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan Arica Fit Oy:n sisällä ja vain tarpeen vaatiessa.
Henkilötietoja ei myydä, vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle pois lukien
mahdollisesta rekisteröidyn valmennus- tai ohjaussuhteesta vastaava alihankkija.
5.4.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
Arica Fit Oy:n valmennus- ja ohjausasiakkaiden rekisterin tietoja säilytetään paperiversioina.
Tietoja säilytetään ainoastaan niin pitkään kuin turvallisen ja tavoitteellisen valmennuksen
ja/tai ohjauksen toteuttaminen edellyttää. Tämän jälkeen tiedot hävitetään välittömästi.
5.5 Verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisteri
5.5.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn verkkosivujen lomakkeilla tai mahdollisten
sisältölatausten (esimerkiksi oppaat) yhteydessä antamiin tietoihin sekä rekisteröidyn
nimenomaiseen suostumukseen kyseisten tietojen käsittelemiseen.
5.5.2 Rekisteröityjen ryhmät
Verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisteriin tallennetaan kaikkien niiden henkilöiden
tiedot, jotka ovat lähettäneet tietonsa verkkosivujen lomakkeella tai luovuttaneet tietonsa
sisältölatauksen yhteydessä.
5.5.3 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: - Etu- ja sukunimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Tieto asiakkaan kiinnostuksen kohteena olevista tai ostamista palveluista
- Asiakkaan tilanteestaan tai muuten kertomat tiedot
Verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisterissä ei lähtökohtaisesti käsitellä
rekisteröityjen erityisiä henkilötietoryhmiä. Rekisteröidyn itsensä oman päätöksensä
mukaisesti luovuttamat tiedot saattavat kuitenkin sisältää viitteitä rekisteröityjen erityisistä
henkilötietoryhmistä.
5.5.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Rekisteröidyn itsensä verkkosivujen lomakkeilla tai sisältölatausten yhteydessä ilmoittamat
tiedot.
5.5.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
Arica Fit Oy:n verkkosivujen lomake- ja lataustietojen rekisterin sisältämiä henkilötietoja
käsitellään lähtökohtaisesti ainoastaan Arica Fit Oy:n sisällä. Henkilötietoja ei myydä,
vuokrata tai luovuteta kolmannelle osapuolelle. Tietojen luovuttaminen kolmannelle
osapuolelle on kuitenkin mahdollista henkilötietojen käsittelijöiden osalta.
5.5.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
Tietoja säilytetään varmistamaan, että rekisteröidyn lomaketiedot saavuttavat Arica Fit
Oy:n. Tietoja säilytetään ainoastaan sen aikaa, että tietojen siirtäminen asiakas- ja/tai
markkinointirekisteriin on mahdollista. Tämän jälkeen tiedot poistetaan viipymättä.
5.6 Rekrytointirekisteri
5.6.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Arica Fit Oy:n rekrytointirekisterillä mahdollistetaan rekisterinpitäjän työntekijöiden ja
työharjoittelijoiden rekrytointien käytännön toteuttaminen. Henkilötietojen käsittely
perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.
5.6.2 Rekisteröityjen ryhmät
Arica Fit Oy saattaa käsitellä seuraavien keskeisten rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja: - Avoimiin työpaikkoihin työhakemuksensa jättävät henkilöt
- Avoimiin työharjoittelupaikkoihin hakemuksensa jättävät henkilöt
- Avoimen hakemuksensa jättävät henkilöt.
5.6.3 Rekisterin tietosisältö
Rekrytointirekisteriin voidaan tallentaa kaikki rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tiedot kuten
nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, koulutustiedot,
työhistoria, oma arvio kielitaidosta, omat toiveet työtehtävän tai työharjoittelun sisällöstä,
suosittelijoiden yhteystiedot sekä mahdollisissa liitteissä, kuten ansioluettelossa annetut
tiedot.
5.6.4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Ensisijaisena tietolähteenä toimii rekisteröity itse. Rekisteröidyn antamia tietoja voidaan
täydentää työnhakijan luvalla myös esimerkiksi suosittelijoiden tai entisten työnantajien
antamilla tiedoilla. Lisäksi tietoja voi kertyä rekrytointiprosessin aikana.
5.6.5 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutuskäytännöt
Tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella kolmannelle osapuolelle
rekrytointiin liittyvän henkilöarvioinnin toteuttamiseksi. Rekrytointirekisterin tietoja ei
muutoin myydä, vuokrata tai luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilöarvioinnin
toteuttamiseksi suoritettava henkilötietojen käsittely ja luovutus tapahtuu ensisijaisesti
sähköisesti. Sähköisten henkilötietojen luovuttamisessa henkilötietoja suojataan
asianmukaisin teknisin menettelyin.
5.6.6 Henkilötietojen säilytysaika ja poistaminen
Rekrytointirekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta työhakemuksen
jättämisajankohdasta tai viimeisimmästä muokkausajankohdasta.
6 Henkilötietojen tekniset suojatoimet
Sähköisesti käsiteltäviä henkilötietoja suojataan asianmukaisten tietoturvateknologioiden
avulla. Tietojärjestelmiä ja niiden sisältämää tietoa suojataan esimerkiksi palomuureilla ja
virustorjuntaratkaisuilla. Rekisteröityjen tiedot sijaitsevat rekisteristä riippuen
henkilötietojen käsittelijöiden (järjestelmätoimittajat) käyttämillä palvelimilla tai jollakin
Arica Fit Oy:n fyysisellä päätelaitteella. Toimitilojen osalta Arica Fit Oy:n tiloissa on
asianmukaiset lukitusjärjestelyt, kulunvalvonta, kameravalvonta ja muita
toimitilaturvallisuuteen liittyviä ratkaisuja. Asiakkaiden pääsyä tiloihin, joissa henkilötietoja
pääsääntöisesti käsitellään, on rajoitettu. Manuaalisessa muodossa säilytettävät
asiakastiedot ja niihin liittyvät henkilötiedot säilytetään suljetuissa tiloissa.
7 Henkilötietojen organisatoriset suojatoimet
7.1 Henkilöstöturvallisuus
Arica Fit Oy:n henkilöstöturvallisuuden lähtökohtana on hyvinvoiva, osaava ja motivoitunut
henkilöstö. Rekrytointiin, perehdytykseen, toimenkuvien muutoksiin ja työsuhteen
päättymiseen liittyvät prosessit ovat suunnitelmallisia. Työnhakijoiden tausta, osaaminen ja
soveltuvuus tehtävään varmistetaan tarvittavilta osin ennen rekrytointia. Jokaiselta Arica Fit
Oy:n työntekijältä voidaan edellyttää erillisen salassapitosopimuksen allekirjoittamista.
Tietosuoja-asetuksen mukaiset asiat huomioidaan tarvittavassa laajuudessa osana uuden
työntekijän perehdyttämistä.
Fysioterapia ja hieronta-asiakkaiden potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla
on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.
Potilastietoja voidaan luovuttaa vain potilaan tai, jos hänellä ei ole edellytyksiä arvioida
annettavan suostumuksen merkitystä, hänen laillisen edustajansa yksilöidyllä
suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.
7.2 Käyttövaltuushallinta
Arica Fit Oy:n asiakkaiden tietoja ja niihin liittyviä henkilötietoja saavat käsitellä vain ne
työntekijät, joiden työtehtäviin kyseisten tietojen käsittely kuuluu. Henkilötietojen käsittely
muihin tarkoituksiin on kiellettyä. Arica Fit Oy:n käyttövaltuushallinta on keskitetty. Pääsyä
tietojärjestelmiin ja asiakastietoihin rajoitetaan käyttäjätunnuksin ja käyttöoikeuksin.
Käyttöoikeudet myönnetään tosiasiallisen tarpeen mukaan. Työtehtävien muuttuessa tai
työsuhteen päättyessä tarpeettomat käyttöoikeudet poistetaan.
7.3 Muiden henkilötietojen käsittelijöiden organisatoriset suojatoimet
Kaikilta Arica Fit Oy:n henkilötietojen käsittelijöinä toimivilta tahoilta edellytetään
salassapitosopimuksen allekirjoittamista.
8 Henkilötietojen sijainti
Lähtökohtaisesti Arica Fit Oy:n tietojärjestelmien ja henkilörekistereiden sisältämät
henkilötiedot säilytetään Suomessa. Arica Fit Oy:n sähköpostipalvelun, muiden
viestintäratkaisujen sekä asiakastiedottamiseen ja markkinointiviestintään käytettävän
ohjelmiston data voidaan säilyttää EU:n alueella tai Yhdysvalloissa. Jälkimmäisten osalta
järjestelmää suojataan EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti.
9 Henkilötietojen siirtäminen
Lähtökohtaisesti Arica Fit Oy ei siirrä rekisteröityjen henkilötietoja Euroopan unionin,
Euroopan talousalueen tai muiden maiden, joiden Euroopan komissio on todennut takaavan
riittävän tietosuojan tason, ulkopuolelle. Arica Fit Oy voi käyttää omassa
asiakastiedottamisessa ja markkinointiviestinnässään tietojärjestelmiä ja työkaluja, joiden
sisältämät tiedot tallennetaan Yhdysvalloissa sijaitseville palvelimille. Samoja
tietojärjestelmiä käytetään myös markkinointiviestinnän kohdentamiseen potentiaalisille
asiakkaille. Tällaisissa tietojärjestelmissä ja työkaluissa ei lähtökohtaisesti käsitellä
tietosuojaasetuksen tarkoittamia erityisiä henkilötietoryhmiä. Järjestelmiä suojataan EU:n ja
Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn mukaisesti.
10 Rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidylle on määritelty esimerkiksi seuraavat oikeudet: - Oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn
- Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan
- Oikeus saada kopio omista henkilötiedoistaan
- Oikeus epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen eli ”oikeus tulla unohdetuksi”
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja automaattisesti tehtäviä yksittäispäätöksiä
Arica Fit Oy:lle saattaa muodostua oikeus ja velvollisuus kieltäytyä rekisteröityjen oikeuksien
toteuttamisesta sellaisenaan, jos muu lainsäädäntö asettaa tälle rajoitteita. Näin ollen muu
lainsäädäntö saattaa tapauskohtaisesti estää rekisteröityjen oikeuksien täysimääräisen
toteuttamisen. Tällainen tilanne saattaa syntyä esimerkiksi kirjanpitoa koskevan
lainsäädännön rajoittaessa rekisteröityjen oikeutta panna täysimääräisenä toimeen
oikeuden tulla unohdetuksi. Tällaisissa tilanteissa Arica Fit Oy informoi rekisteröityä
selkeästi kieltäytymisen perusteista ja opastaa rekisteröityä hänen oikeuksiensa kattavaksi
toimeenpanemiseksi.
Rekisteröityjen mahdolliset tieto- ja toimenpidepyynnöt tulee osoittaa Arica Fit Oy:n
osoittamaan yhteyspisteeseen. Tieto- ja toimenpidepyynnöstä täytyy ilmetä riittävän tarkat
ja yksilöidyt tiedot pyynnön toteuttamiseksi. Tieto- ja toimenpidepyyntöjen toteuttamisen
edellytyksenä on, että rekisteröidyn henkilöllisyys pystytään todentamaan kuvallisella
henkilöllisyystodistuksella tai muulla Arica Fit Oy:n riittäväksi toteamalla tavalla.
Lähtökohtaisesti edellä kuvatut, tietosuoja-asetuksessa määritettyihin rekisteröidyn
oikeuksiin perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä
esitetään toistuvasti, Arica Fit Oy voi joko a) Periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon
tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat
hallinnolliset kustannukset; tai b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä
tapauksissa Arica Fit Oy osoittaa rekisteröidylle pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai
kohtuuttomuuden. Mahdollisissa tilanteissa, joissa Arica Fit Oy toimii rekisterinpitäjän
sijasta henkilötietojen käsittelijänä, rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta vastaa aina
rekisterinpitäjä. Tällöin Arica Fit Oy:llä ei ole oikeutta luovuttaa rekisterinpitäjän
henkilörekisteristä tietoja rekisteröidylle ilman rekisterinpitäjän suostumusta pois lukien
viranomaisten osoittamien lakisääteisten tietopyyntöjen perusteella. Näissä tilanteissa
rekisteröityjen tulee osoittaa tietopyynnöt ja muut toimenpidepyynnöt rekisterinpitäjälle.
11 Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen
”Henkilötietojen tietoturvaloukkauksella” tarkoitetaan tietoturvaloukkausta, jonka
seurauksena on siirrettyjen, tallennettujen tai muuten käsiteltyjen henkilötietojen
vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton
luovuttaminen taikka pääsy tietoihin. Jos tapahtuu henkilötietojen tietoturvaloukkaus ja se
aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, tällöin:
-Arica Fit Oy ilmoittaa siitä ilman aiheetonta viivytystä ja mahdollisuuksien mukaan 72
tunnin kuluessa sen ilmitulosta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle tietosuoja-asetuksen
33 artiklan mukaisesti - Arica Fit Oy ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta myös rekisteröidylle ilman aiheetonta
viivytystä tietosuoja-asetuksen 34 artiklan mukaisesti - Arica Fit Oy ryhtyy tarvittaviin toimiin tietoturvaloukkauksen aiheuttamien riskien
ehkäisemiseksi ja mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
12 Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen
Arica Fit Oy seuraa ja kehittää tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjään jatkuvasti. Tästä syystä
myös tietosuojaa ja -turvaa koskevaan dokumentaatioomme saattaa tulla päivityksiä. Arica
Fit Oy pidättää itsellään täydet oikeudet edellä mainitun dokumentaation, mukaan lukien
tämän tietosuojaselosteen, muuttamiseen. Tämän tietosuojaselosteen ajantasainen versio
on aina saatavilla Arica Fit Oy:n kotisivuilla.
13 Vastuunrajoitukset
Arica Fit Oy vastaa vain tietosuoja-asetukseen ja sitä täydentävään lainsäädäntöön liittyvistä
tahallisista taikka huolimattomuudestaan johtuvista välittömistä vahingoista. Arica Fit Oy ei
vastaa välillisistä vahingoista, kuten tulon vähenemisestä tai rekisteröidylle aiheutuneesta
muusta haitasta. Arica Fit Oy vastuu rajoittuu rekisteröidyn, ja tietoturvaloukkausten
yhteydessä myös toimivaltaisen valvontaviranomaisen, informoimiseen sekä Arica Fit Oy:n
mahdollisuuksiensa mukaan käynnistämiin toimenpiteisiin aiheutuneiden riskien
ehkäisemiseksi ja mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi. Arica Fit Oy ei ole
velvoitetta vahingonkorvauksiin. Sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti eivät aiheuta Arica
Fit Oy:lle muuta seuraamusta kuin mitä edellä on todettu.
